Privacyverklaring

Wie is verantwoordelijk

Verwerkingsverantwoordelijke is VII B.V., handelend onder de naam Vloerdoen. Alle registergegevens staan bij elkaar in het colofon.

• Adres: Kritzingerlaan 80, 3707 TD Zeist
• KvK-nummer: 76486575
• Algemeen contact: info@vloerdoen.nl, telefoon 06 5200 3768
• Voor alles wat met privacy te maken heeft: privacy@vloerdoen.nl

Welke gegevens, waarvoor en op welke grondslag

Wij verwerken alleen wat voor het doel nodig is. Per doel staat hieronder de grondslag uit artikel 6 lid 1 van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

• Uw aanvraag behandelen en een prijs bepalen — contact- en adresgegevens (naam, adres, e-mail, telefoon), het opgegeven oppervlak en bijzonderheden over de vloer. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en van de maatregelen die op uw verzoek daaraan voorafgaan (art. 6 lid 1 sub b).
• Foto's van uw vloer bij de aanvraag — zodat de parketteur op afstand kan beoordelen of de vloer geolied is en of vlekken bij te werken zijn. Grondslag: art. 6 lid 1 sub b.
• De afspraak inplannen, uitvoeren en opleveren — het tijdstip, het gemeten oppervlak, de opleverbon en uw reactie daarop. Grondslag: art. 6 lid 1 sub b.
• Betaling en administratie — betaalgegevens (via onze betaaldienstverlener), factuur- en ordergegevens. Grondslag: art. 6 lid 1 sub b, en voor het bewaren van de administratie een wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c, fiscale bewaarplicht).
• Foto's vóór en na de beurt (het opleverdossier) — als bewijs van de staat van de vloer en van wat er is opgeleverd. Grondslag: gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f) — onze bewijspositie bij een latere melding of een geschil.
• Fraude, misbruik en geschillen — de gegevens die daarvoor nodig zijn. Grondslag: gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f).
• E-mail aan bestaande klanten over onderhoud — de herinnering dat uw vloer weer aan een beurt toe is, het verzoek om uw beurt te beoordelen, en de melding dat een vooropnametegoed binnenkort vervalt. Grondslag: gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f), met het bezwaarrecht van art. 21 lid 2 AVG. Onder elke herinnering staat een afmeldlink waarmee u zich met één klik afmeldt (u hoeft niet in te loggen); u kunt de herinnering ook aan- en uitzetten in uw persoonlijke overzicht, of ons een bericht sturen op privacy@vloerdoen.nl. Eén afmelding geldt voor alle drie: meldt u zich af, dan sturen wij u geen herinneringen, beoordelingsverzoeken of vervalmeldingen meer. Berichten over een lopende aanvraag of afspraak (bevestiging, betaalverzoek, opleverbericht) blijven wij u wél sturen: die horen bij de overeenkomst zelf.

Het verstrekken van uw contact- en adresgegevens is noodzakelijk om een overeenkomst te kunnen sluiten en de werkzaamheden te kunnen uitvoeren: zonder die gegevens kunnen wij geen afspraak maken. De overige gegevens zijn optioneel; het weglaten ervan maakt onze inschatting vooraf alleen minder nauwkeurig.

Wij nemen geen besluiten over u op basis van uitsluitend geautomatiseerde verwerking (art. 22 AVG). Uw prijs volgt de vastgelegde staffel, niet een profiel van u.

Adres automatisch aanvullen

Als u op het aanvraagformulier een postcode en huisnummer invult, vullen wij de straat en plaats automatisch aan. Daarvoor sturen wij alléén die postcode en dat huisnummer naar de PDOK Locatieserver van het Kadaster (open overheidsdata). Uw naam, e-mailadres of andere gegevens gaan daar niet naartoe. Werkt het opzoeken niet, dan kunt u straat en plaats altijd zelf invullen.

Ontvangers en betrokken partijen

Naast onszelf zijn dit de partijen die bij uw aanvraag betrokken kunnen zijn:

• De aangesloten parketteur (en een eventuele vervanger) die uw aanvraag behandelt en de klus uitvoert.
• Flooras/Atlas — onze boekhouding, voor de order en de facturatie zodra uw afspraak definitief is; uw aanvraag zelf gaat niet naar Atlas. Wijzigt u in het klantportaal uw factuuradres, dan verwerken wij die wijziging direct in die administratie en tonen wij u wat daar staat; de website bewaart het factuuradres niet zelf.
• Mollie — onze betaaldienstverlener, die uw betaling (iDEAL of automatische incasso) afhandelt. Mollie verwerkt daarbij uw betaalgegevens en heeft daarvoor eigen wettelijke verplichtingen. Verwerking binnen de EU.
• Kadaster (PDOK Locatieserver) — uitsluitend postcode + huisnummer, voor het aanvullen van uw adres.
• Onze e-maildienst (Scaleway TEM) — een Europese verzenddienst die onze bevestigings- en inlogmails verstuurt; verwerkt daarvoor uw e-mailadres en de inhoud van die berichten (zoals uw naam en afspraakgegevens), binnen de EU.
• Onze hostingomgeving — de server waarop de website en uw aanvraag draaien, binnen de EU.

Wij verkopen uw gegevens nooit en gebruiken ze niet voor advertenties of profilering.

Rollen en afspraken. Onze e-maildienst (Scaleway TEM) en onze hostingpartij verwerken uitsluitend in onze opdracht: zij zijn verwerker, en met hen leggen wij die verwerking vóór livegang vast in een verwerkersovereenkomst (art. 28 AVG). Mollie heeft als betaaldienstverlener eigen wettelijke verplichtingen en is daarom naar ons oordeel zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke; hij is dus ontvanger, geen verwerker ⟨rol nog te bevestigen⟩. Voor Flooras/Atlas (onze boekhouding) en voor de aangesloten parketteur staat de rol nog niet vast ⟨verwerker of zelfstandig verantwoordelijke — nog te bevestigen⟩; zodra dat is vastgesteld, leggen wij het hier vast en sluiten wij waar nodig een verwerkersovereenkomst. Het Kadaster (PDOK) levert open overheidsdata en ontvangt alleen uw postcode en huisnummer.

Verwerking binnen de EER. Wij hebben onze verwerking zo ingericht dat uw gegevens binnen de Europese Economische Ruimte blijven: onze server staat in de EU en onze e-maildienst is een Europese partij. Voor Mollie en Flooras/Atlas hebben wij nog niet per (sub)verwerker vastgesteld dat er geen doorgifte buiten de EER plaatsvindt ⟨nog te bevestigen⟩. Blijkt dat er wél gegevens buiten de EER worden verwerkt, dan vermelden wij hier op welke wettelijke grondslag dat gebeurt vóórdat wij die doorgifte voortzetten.

Hoe lang wij bewaren

• Aanvragen die niet tot een afspraak leiden, inclusief de foto's die u erbij stuurde: 365 dagen na de aanvraag; daarna verwijderen wij ze automatisch. Dat geldt ook als u wél een tijdstip koos maar er nooit een afspraak van kwam — doordat de reservering verliep of de parketteur haar niet kon aannemen — gerekend vanaf het moment dat de reservering verviel. Kwam er wél een afspraak tot stand, dan valt uw aanvraag onder de bewaartermijn van de afspraak hieronder.
• Afspraken, opdrachten en de bijbehorende facturatiegegevens: zolang de fiscale bewaarplicht dat vereist — zeven jaar na afloop van het boekjaar.
• Foto's vóór en na de beurt (het opleverdossier): ⟨termijn — nog te kiezen⟩ na de oplevering. Loopt er een melding of een geschil, dan bewaren wij ze tot dat is afgehandeld. U kunt eerder om verwijdering vragen; wij wegen dat verzoek af tegen ons belang bij bewijs.
• Inloglinks voor uw persoonlijke overzicht (magic-link-tokens): deze zijn kortstondig geldig en worden daarna opgeruimd. De afmeldlink onder een herinnering blijft langer werken (twee jaar), zodat u zich ook nog kunt afmelden als u een oudere mail terugzoekt; die link geeft geen toegang tot uw gegevens.
• Uw afmelding voor de onderhoudsherinnering: die bewaren wij zolang wij e-mail over onderhoud versturen — wij leggen alleen uw e-mailadres vast, en juist om u niet opnieuw te mailen (art. 21 lid 3 AVG).

Uw rechten

U heeft het recht op inzage in uw gegevens, op rectificatie (correctie) daarvan, op wissing(verwijdering), op beperking van de verwerking en op overdraagbaarheid van de gegevens die u zelf aan ons heeft verstrekt. Verwerken wij gegevens op grond van ons gerechtvaardigd belang, dan kunt u daartegen bezwaar maken. Tegen onze commerciële e-mail kunt u áltijd bezwaar maken (art. 21 lid 2 AVG): dat kan met één klik op de afmeldlink onder elk zo'n bericht, met de knop in uw persoonlijke overzicht, of per e-mail. Wij stoppen dan meteen met al die berichten — herinnering, beoordelingsverzoek én vervalmelding — en vragen u niet naar een reden.

Stuur uw verzoek naar privacy@vloerdoen.nl. Wij reageren binnen een maand.

Bent u het niet eens met hoe wij met uw gegevens omgaan, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de Nederlandse toezichthouder.